贵州会议策划的细节把控的方式方法都有哪些?

来源:http://gz.gzljcm.cn/news125978.html    发布时间:2019-08-29 17:47:00

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会议策划的细节把控的方式方法都有哪些?


1、 在会议开始之前,全局性的总体策划还得由您来做,做出会议进程“会议时间进度表”。


2、 一般情况下以电话通知各单位在何时。何地举行会议,并确认各单位参与代表人数。


3、 如果会议形式比较郑重,除电话联系外,需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各 单位联系,并取得明确答复。


4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。


5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部秘密,也可将情况告知会议承办方,请他们协助制定。


6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问、落实计划的进度。


7、 会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。


8、 会议报到结束后,及时通知会议承办方准确的人数、房间数、多出或少出的房间及时与酒店协商解决。


9、 正式会议开始之前,检查会场的布置宫锁。确保会场万无一失。


10、与会议承办方协商制定合理的用餐、叫醒、开会时间。


11、作好会议期间的协商工作。


12、制作与公司和此会议的总目标相一致财务预算,定金一般是先预交总费用的50%,其余费用会议结束时一并解请。


13、会议结束后,根据实际情况作出此会议的总结报告,备档。

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